Máy cắt giấy là một sản phẩm truyền thống, được sử dụng để xử lý các yêu cầu cắt giấy trong giai đoạn in sau này. Từ máy cắt giấy cơ học đến máy cắt giấy điều khiển băng và đến hệ thống cắt điều khiển chương trình vi máy tính, hiển thị màu, xử lý hình ảnh đầy đủ hướng dẫn vận hành và xử lý hình ảnh hỗ trợ máy tính lập trình bên ngoài và chỉnh sửa dữ liệu sản xuất, giảm thời gian chuẩn bị sản xuất . Cắt ngắn hơn, chính xác hơn, ít tốn công hơn và vận hành an toàn hơn.
Hoạt động của máy cắt giấy tương đối đơn giản và yêu cầu về môi trường không cao. Thông thường trong văn phòng tổng hợp sử dụng nguồn điện để đảm bảo cung cấp nguồn điện phục vụ công việc. Nói chung, máy cắt giấy được trang bị hệ thống chuyển mạch tự động. Chỉ cần cho giấy cũ vào, máy cắt giấy sẽ tự động xoay để cắt giấy. Đối với một số máy cắt giấy, bạn cần nhấn nút khởi động, máy cắt giấy sẽ quay và bạn có thể tiếp tục cắt giấy. Sau khi cắt nhỏ, nhấn phím dừng / đảo ngược để dừng máy cắt.
Trước khi cắt nhỏ, hãy kiểm tra xem trên tài liệu có các vật cứng như kẹp giấy, kim bấm, ... trên tài liệu cần cắt nhỏ hay không. Nếu có, bạn nên lấy nó ra và đặt vào lỗ mở giấy, nếu không dụng cụ có thể bị hỏng. Khi sử dụng máy cắt giấy, bạn chú ý không để kẹt quá nhiều giấy một lúc, nhất là loại giấy có chất lượng tốt hơn, khi sử dụng cần chú ý hơn để tránh kẹt giấy. Giấy phải được đặt ở giữa cửa nạp giấy càng nhiều càng tốt.
Đối với những sản phẩm đời đầu, một khi xảy ra tình trạng kẹt giấy trong quá trình sử dụng, bạn nên nhấn nút quay lại hoặc nút dừng để máy hủy được tiếp tục sử dụng. Hầu hết các máy cắt giấy đều được trang bị thiết bị bảo vệ quá tải và ngắt điện. Khi động cơ bị quá tải và nóng lên, nó sẽ tự động dừng lại. Tại thời điểm này, nên dừng động cơ trong 20-30 phút để làm mát động cơ. Đồng thời cân nhắc giảm lượng giấy đầu vào hợp lý khi sử dụng lại. Máy cắt giấy cao cấp hơn sẽ tự động dừng và tự động trả lại giấy khi quá tải, thuận tiện hơn khi sử dụng. Khi hộp của máy cắt giấy đầy, một số máy sẽ tự động phát ra âm thanh để nhắc nhở mọi người bỏ giấy vụn kịp thời.
